Pendlerpauschale oder Reisekosten: Das ist der steuerliche Unterschied

Wann gibt es für Arbeitswege die Pendlerpauschale, wann sind die Aufwendungen Reisekosten? "Den steuerlichen Unterschied zu kennen, ist geldwert. Denn bei den Reisekosten zählen neben Fahrtkosten auch die Ausgaben für Kost und Logis", erläutert Erich Nöll, Geschäftsführer des Bundesverbands Lohnsteuerhilfevereine e.V. (BVL). "Selbst Auswärtstermine an Tagen im Homeoffice können steuerlich begünstigt sein", ergänzt Nöll.

Viele Arbeitnehmer kämen allein durch die Pendlerpauschale auf hohe Werbungskosten, die den Arbeitnehmerpauschbetrag in Höhe von 1.230 Euro überschreiten. Für den einfachen Weg zur ersten Tätigkeitsstätte könne jeder als Mitfahrer, Fußgänger, Rad- und Autofahrer oder Nutzer der öffentlichen Verkehrsmittel die Pendlerpauschale in der Steuererklärung geltend machen.

"Künftig können noch mehr Berufstätige profitieren. Die Pendlerpauschale soll laut Koalitionsvertrag der neuen Bundesregierung ab dem 1. Entfernungskilometer von 30 Cent auf 38 Cent steigen", so Nöll. Derzeit gebe es erst ab dem 21. Kilometer 38 Cent. Bei 28 Kilometern Entfernung und 230 Arbeitstagen im Betrieb seien das im Jahr 2024 insgesamt rund 2.079 Euro: 30 Cent x 20 Kilometer plus 38 Cent x 8 Kilometer mal 230 Tage. Davon wirkten sich nach Abzug des Arbeitnehmerpauschbetrags 849 Euro (2.079 abzüglich1.230 Euro) zusätzlich steuerlich aus.

Für auswärtige berufliche Einsätze zum Beispiel beim Kunden oder in einer anderen Filiale sei "mehr drin", so der BVL. "Deshalb ist es wichtig, diese von den Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte zu unterscheiden", erklärt Erich Nöll. Berufstätige könnten Reisekosten geltend machen: 30 Cent für jeden gefahrenen Kilometer mit ihrem Auto oder alternativ den tatsächlichen Kilometersatz oder die Ticketkosten. Zudem könnten sie ihre Übernachtungskosten und je nach Abwesenheit zu Hause bis zu 28 Euro Verpflegungspauschale pro Tag absetzen. Berufskraftfahrer, die im Fahrzeug übernachtet haben, erhielten zusätzlich neun Euro Tagespauschale.

Was ist mit den Tagen im Homeoffice? Selbst an diesen Tagen müssten die Kosten für Auswärtstermine beispielsweise beim Kunden nicht unter den Tisch fallen. Voraussetzung ist laut BVL allerdings, dass der Steuerpflichtige an dem Tag mehr als die Hälfte seiner Arbeitszeit im Homeoffice gearbeitet hat. "Dann muss das Finanzamt neben der Sechs-Euro-Homeofficepauschale auch die Reisekosten, regelmäßig wohl nur die Fahrtkosten, akzeptieren, denn für Verpflegungsmehraufwand wäre zusätzlich eine mehr als achtstündige Abwesenheit erforderlich", erklärt Nöll. Fahren Angestellte am Homeofficetag aber in den Betrieb, erhielten sie nur die Pendlerpauschale und nicht die Homeofficepauschale.

Eine Ausnahme gebe es für Berufstätige, die keinen Platz zum Arbeiten beim Arbeitgeber haben, wie zum Beispiel Lehrer, Richter oder Außendienstmitarbeiter ohne eigenes Büro. Sie dürften die Sechs-Euro-Homeofficepauschale für maximal 210 Tage im Jahr ansetzen – selbst, wenn sie nur kurz daheim gearbeitet haben. "Zusätzlich können sie die Pendlerpauschale für ihre Wege zur ersten Tätigkeitsstätte und bei Auswärtseinsätzen ihre Reisekosten absetzen", so Nöll.

Reisekosten könne ebenfalls geltend machen, wer eine berufliche Weiterbildung besucht. Eine Berufstätigkeit sei dafür keine Bedingung. Das habe jüngst der Bundesfinanzhof (BFH) zugunsten eines Teilzeitstudenten geklärt, der an der Fernuni Hagen rund 20 Stunden pro Woche studiert hat (VI R 7/22). Für seine Autofahrten zur Universität habe das Finanzamt rund 4.800 Euro Reisekostenpauschale gewähren müssen statt nur 2.400 Euro Pendlerpauschale. Anders wäre es gewesen, wenn der Mann Vollzeit mit rund 40 Wochenstunden studiert hätte. Dann gelte nur die Pendlerpauschale, weil die Uni dann als erste Tätigkeitsstätte betrachtet wird.

Reisekosten kommen laut BVL auch ins Spiel, wenn es gar keine erste Tätigkeitsstätte gibt. Das gelte zum Beispiel für Leiharbeiternehmer, die über eine Zeitarbeitsfirma in befristete Jobs vermittelt werden. "Will allerdings das Finanzamt nur die Pendlerpauschale für den Arbeitsweg berücksichtigen, sollten die Betroffenen hartnäckig bleiben und sich auf die höchstrichterliche Rechtsprechung berufen", rät Nöll. "Dauert ihr Einsatz beim Entleiher nie länger als 48 Monate, wird die Entleihfirma nicht zur ersten Tätigkeitsstätte und sie können Reisekosten absetzen", begründet Nöll. Das gelte selbst bei mehreren befristeten Einsätzen hintereinander bei derselben Entleihfirma, wie der BFH entschieden habe (VI R 32/20).

Bundesverband Lohnsteuerhilfevereine e.V., PM vom 23.05.2025