Außenprüfung: Auch E-Mails können vorzulegen sein

E-Mails können unter bestimmten Voraussetzungen wie klassische Handels- und Geschäftsbriefe aufzubewahren und in einer Außenprüfung vorzulegen sein. Auf ein entsprechendes Urteil des Bundesfinanzhofs (BFH) weist der Steuerberaterverband Niedersachsen Sachsen-Anhalt hin.

Danach seien E-Mails, die die Vorbereitung, den Abschluss oder die Durchführung von Handelsgeschäften betreffen, nach § 147 Absatz 1 Nr. 2 und 3 Abgabenordnung (AO) aufzubewahren und könnten von der Finanzverwaltung angefordert werden. Auch digitale Unterlagen zu Konzernverrechnungspreisen, einschließlich einschlägiger E-Mail-Korrespondenz, fielen nach dem Urteil des BFH unter § 147 Absatz 1 Nr. 5 AO.

Die Finanzverwaltung dürfe im Rahmen der Außenprüfung alle steuerlich relevanten E-Mails verlangen. Steuerpflichtige hätten dabei ein Erstqualifikationsrecht und könnten nicht steuerlich relevante E-Mails aussortieren. Unzulässig sei indes die Forderung eines "Gesamtjournals" über sämtliche E-Mails. Ein solches Dokument wäre erst zu erstellen, beträfe auch nicht steuerlich relevante Nachrichten und habe daher keine Rechtsgrundlage.

Mandanten müssten ihre E-Mail-Korrespondenz mit steuerlichem Bezug revisionssicher aufbewahren und im Prüfungsfall bereitstellen, so der Steuerberaterverband. Er empfiehlt, E-Mail-Archivierungssysteme so zu organisieren, dass steuerlich relevante Korrespondenz klar abgrenzbar ist. Denn ein generelles "E-Mail-Gesamtjournal" dürfe das Finanzamt nicht verlangen.

Steuerberaterverband Niedersachsen Sachsen-Anhalt, PM vom 19.09.2025 zu Bundesfinanzhof, Beschluss vom 30.04.2025, XI R 15/23