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Senat verzettelt sich bei Einführung der E-Akte

Meldungen 21.02.2022

Elektronischen Aktenführung droht am Behördendickicht zu scheitern

Das Land Berlin hatte sich bereits 2011 die flächendeckende Einführung einer elektronischen Aktenführung auf allen Ebenen der Verwaltung zum Ziel gesetzt. Zwei Legislaturperioden später konnte die Landesregierung noch nicht einmal einen konkreten Plan für die dafür vorausgesetzte Vereinheitlichung der IT-Ausstattung vorweisen. Ob die Einführung über drei Legislaturperioden gelingen wird, erscheint zunehmend fraglich.

Noch kurz vor den Wahlen zum Berliner Abgeordnetenhaus hatte der Berliner Senat im August 2011 die Innenverwaltung mit der Vorlage eines Konzepts zur flächendeckenden Einführung einer elektronischen Aktenführung und Vorgangsbearbeitung beauftragt. Erklärtes Ziel war, zum Ende der nachfolgenden Legislaturperiode im Jahr 2016 insgesamt 50 Prozent und damit 34.000 der IT-gestützten Büroarbeitsplätze der Berliner Verwaltung mit einem einheitlichen System auszustatten. Hieraus wurde allerdings nichts.

Stattdessen verabschiedete das Berliner Abgeordnetenhaus im Mai 2016 das Berliner E-Government-Gesetz (EGovG Bln), nach dem die Berliner Verwaltung ihre Akten spätestens ab Anfang 2023 – also erst in der übernächsten Legislaturperiode – elektronisch führen und hierfür in der Regel einen landeseinheitlichen Dienst für die Informations- und Kommunikationstechnik (IKT) nutzen sollte. Für die Einführung dieser Informations- und Kommunikationstechnologie wurde durch das Gesetz eigens ein IKT-Staatssekretärsposten geschaffen.

Im Koalitionsvertrag für die Legislaturperiode 2016 bis 2021 hieß es, dass für die Digitalisierung und Optimierung der internen Verwaltungsarbeit die Einführung der elektronischen Akte in allen Verwaltungsbereichen bis Anfang 2023 eine herausgehobene Bedeutung habe. Ein rascher Einstieg und sichtbare Fortschritte hätten für die Koalition Priorität.

Auch in seinen Richtlinien der Regierungspolitik 2016 bis 2021 benannte der Berliner Senat den Einsatz moderner Informations- und Kommunikationstechnik zur Beschleunigung der Verwaltungsabläufe als wichtigstes Ziel. Für die Digitalisierung und Optimierung der internen Verwaltungsarbeit habe die Einführung der elektronischen Akte in allen Verwaltungsbereichen bis Anfang 2023 eine herausgehobene Bedeutung.

Im März 2020 versetzte die Vergabekammer die europaweite Ausschreibung zur Beschaffung der E‑Aktensoftware aufgrund eines Verfahrensfehlers in einen früheren Stand zurück. Die damalige IKT-Staatssekretärin räumte daraufhin ein, dass sich die flächendeckende Einführung der elektronischen Akte im Land Berlin bis zum 1.1.2025 verschieben werde.

Zudem stellte der Rechnungshof von Berlin 2021 fest, dass es der Innenverwaltung bislang noch nicht einmal gelungen sei, überhaupt funktionierende Steuerungsstrukturen für die nach dem Berliner E-Government-Gesetz geforderte Übertragung der Informations- und Kommunikationstechnik auf einen landeseinheitlichen Dienst zu etablieren. Die Innenverwaltung habe weder die vorgeschriebenen Planungsunterlagen erstellt noch die Durchführung von Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen sichergestellt. Deswegen sei das ursprüngliche Ziel gescheitert, bis Ende 2022 insgesamt 40.000 IKT-Arbeitsplätze zu migrieren. Weder zu dem weiteren zeitlichen Verlauf noch zu den zu erwartenden Kosten seien belastbare Aussagen möglich. Die angestrebte Vereinheitlichung des IT-Einsatzes der Berliner Verwaltung sei bei Beibehaltung des derzeitigen Migrationsvorgehens nicht in einem überschaubaren Zeitraum realisierbar. Dies gefährde nach Ansicht des Rechnungshofs die Leistungs- und Funktionsfähigkeit der Berliner Verwaltung.

Noch vor Ablauf der letzten Legislaturperiode beschloss das Abgeordnetenhaus 2021 diverse Änderungen am Berliner E-Government-Gesetz und damit auch einfach die Verschiebung der Einführung der elektronischen Aktenführung auf Anfang 2025.

Im Koaltionsvertrag für die Legislatur 2021 bis 2026 und auch in den Richtlinien der Regierungspolitik heißt es jetzt etwas ambitionierter, die Koalition werde die elektronische Akte schnellstmöglich, spätestens bis Ende 2024 flächendeckend umsetzen. Zudem wurde die Position des IKT-Staatssekretärs neu besetzt und mit dem klangvolleren Titel "Chief Digital Officer" versehen.

Beim Bund der Steuerzahler bestehen erhebliche Zweifel, ob die flächendeckende Einführung der elektronischen Akte selbst bis 2025 überhaupt gelingen kann, wenn die dafür vorausgesetzte Vereinheitlichung des IT-Einsatzes der Berliner Verwaltung noch 2021 in einem überschaubaren Zeitraum nicht realisierbar erschien.

Weiterhin kann der Bund der Steuerzahler auch nicht erkennen, wieviele Steuermittel überhaupt für das Projekt vorgesehen sind. Insgesamt geht die Innenverwaltung nach eigenen Angaben von 85.000 PC-Arbeitsplätzen aus, die auf den Landeseinheitlichen Dienst migriert werden sollen. In dem Rechnungshofbericht von 2021 ist allerdings nur von 40.000 IKT-Arbeitsplätzen die Rede, die ursprünglich bis Ende 2020 hätten migriert werden sollen. Zudem stellt der Rechnungshof die von der Innenverwaltung geschätzten Investitionskosten von 380 Millionen Euro in Frage. Belastbare Aussagen seien weder zu dem weiteren zeitlichen Erlauf noch zuden zu erwartenen Kosten möglich.

(Aktualisierte und ergänzte Fassung unseres Beitrages vom 01.10.2021)

 

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