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© Janine Bergendahl

Kann das weg?

Newsticker Nordrhein-Westfalen 06.01.2020, Janine Bergendahl

Im  Januar kann ein großer Teil der Geschäftsunterlagen in den Reißwolf wandern. Wir erklären, was weg kann. 

Aufbewahrungsfrist beginnt mit Schluss des Kalenderjahres

Ein Unternehmer muss Geschäftsbücher, Inventare, Bilanzen und sonstige zu führende Bücher 10 Jahre lang aufbewahren. Auch digitale Aufzeichnungen müssen 10 Jahre lang gespeichert werden. Empfangene oder abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe müssen grundsätzlich 6 Jahre lang aufgehoben werden. Die Aufbewahrungsfrist beginnt jeweils mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das Geschäftsbuch gemacht, das Inventar aufgestellt, die Bilanz festgestellt, der Geschäftsbrief abgesandt oder empfangen wurde. Zu Beginn des Jahres 2020 können Unternehmer daher folgende Unterlagen entsorgen:

· Bücher und Aufzeichnungen mit der letzten Eintragung aus dem Jahr 2009;
· Inventare, die bis 31.12.2009 oder früher aufgestellt worden sind;
· Jahresabschlüsse, die bis zum 31.12.2009 oder früher aufgestellt worden sind;
· Buchungsbelege aus dem Jahr 2009 und älter;
· empfangene Handels- bzw. Geschäftsbriefe, die bis zum 31.12.2013 oder früher eingegangen sind;
· Durchschriften abgesandter Handels- bzw. Geschäftsbriefe, die bis zum bis 31.12.2013 oder früher abgesandt wurden.

Aufbewahrungspflicht für Spendenbescheinigungen

Privatpersonen müssen Rechnungen und sonstige Belege in der Regel nicht archivieren. Wurden sie dem Finanzamt vorgelegt und ist der Steuerbescheid in Ordnung, brauchen die Belege nicht mehr aufbewahrt werden. Lediglich für Spendenbescheinigungen gibt es eine kurze Aufbewahrungspflicht. Sie müssen bis zum Ablauf eines Jahres nach Bekanntgabe des Einkommensteuerbescheids aufbewahrt werden. Fertigt der Steuerzahler seine Steuererklärung mit ElsterOnline an, so muss er die Belege bis zur Bestandskraft des Steuerbescheides aufbewahren. Bestandskräftig wird der Steuerbescheid mit Ablauf der Einspruchsfrist. Steuerzahler, deren Überschusseinkünfte (Einkünfte aus nichtselbständiger Tätigkeit, Vermietung und Verpachtung, Kapitaleinkünften und sonstigen Einkünften) in der Summe mehr als 500.000 Euro im Jahr betragen, müssen steuerlich relevante Unterlagen sechs Jahre lang aufbewahren.

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