Aus der Ablage in den Reißwolf

Der Bund der Steuerzahler Baden-Württemberg weist darauf hin, dass ab Januar 2026 ein großer Teil der aufbewahrten Geschäftsunterlagen in den Reißwolf wandern kann. Allerdings sollte nicht alles, was sich über die Jahre angesammelt hat, blindlings weggeworfen werden. Allzu großer Ordnungssinn kann sich rächen, denn eine Reihe von Belegen müssen für das Finanzamt aufbewahrt werden.

Ein Unternehmer muss Geschäftsbücher, Inventare, Bilanzen und sonstige zu führende Bücher zehn Jahre lang aufbewahren. Auch digitale Aufzeichnungen müssen zehn Jahre lang gespeichert werden. Die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege wie z.B. Rechnungskopien und Lohn- und Gehaltslisten beträgt acht Jahre. Empfangene oder abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe müssen grundsätzlich sechs Jahre lang aufgehoben werden, teilt der Bund der Steuerzahler Baden-Württemberg mit. Die Aufbewahrungsfrist beginnt jeweils mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das Geschäftsbuch gemacht, das Inventar aufgestellt, die Bilanz festgestellt, der Geschäftsbrief abgesandt oder empfangen wurde. Zu Beginn des Jahres 2026 können Unternehmer daher folgende Unterlagen entsorgen:

• Bücher und Aufzeichnungen mit der letzten Eintragung aus dem Jahr 2015;
• Inventare, die bis 31.12.2015 oder früher aufgestellt worden sind;
• Jahresabschlüsse, die bis zum 31.12.2015 oder früher aufgestellt worden sind;
• Buchungsbelege aus dem Jahr 2017 und älter;
• empfangene Handels- bzw. Geschäftsbriefe, die bis zum 31.12.2019 oder früher eingegangen sind;
• Durchschriften abgesandter Handels- bzw. Geschäftsbriefe, die bis zum bis 31.12.2019 oder früher abgesandt wurden.

Privatpersonen müssen Rechnungen und sonstige Belege in der Regel nicht archivieren. Wurden sie dem Finanzamt vorgelegt und ist der Steuerbescheid in Ordnung, brauchen die Belege nicht mehr aufbewahrt werden. Lediglich für Spendenbescheinigungen gibt es eine kurze Aufbewahrungspflicht. Sie müssen bis zum Ablauf eines Jahres nach Bekanntgabe des Einkommensteuerbescheids aufbewahrt werden. Fertigen Steuerzahler ihre Steuererklärung mit ElsterOnline an, so müssen sie die Belege bis zur Bestandskraft des Steuerbescheides aufbewahren, erklärt der BdSt Baden-Württemberg. Bestandskräftig wird der Steuerbescheid mit Ablauf der Einspruchsfrist. Steuerzahler, deren Überschusseinkünfte (Einkünfte aus nichtselbständiger Tätigkeit, Vermietung und Verpachtung, Kapitaleinkünften und sonstigen Einkünften) in der Summe mehr als 500.000 Euro im Jahr betragen, müssen steuerlich relevante Unterlagen sechs Jahre lang aufbewahren.

Eine besondere Vorschrift gibt es im Umsatzsteuerrecht. Danach müssen Rechnungen, die für Arbeiten oder Dienstleistungen an einem Haus, einer Wohnung oder einem Grundstück ausgestellt werden, zwei Jahre lang vom Mieter oder Hausbesitzer, auch wenn er eine Privatperson ist, aufbewahrt werden.

Neben den steuerlichen Aufbewahrungsfristen sollten Rechnungen oder Quittungen auch aus zivilrechtlichen Gründen aufbewahrt werden. Mit diesen Belegen lassen sich im Streitfall Verjährungsfristen oder Gewährleistungsrechte besser nachweisen.

Ein kostenloser Kurzratgeber mit den Aufbewahrungsfristen für bestimmte Dokumente kann als Print-Version oder als PDF-Datei unter der gebührenfreien Rufnummer 08000 / 76 77 78 oder mit einer E-Mail an info(at)steuerzahler-bw.de beim Bund der Steuerzahler Baden-Württemberg e.V. angefordert werden.