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BahnCard vom Arbeitgeber

Bund der Steuerzahler Baden-Württemberg e. V. / Steuertipps 03.05.2018

Wann ist die Überlassung steuerfrei?

Viele Arbeitgeber stellen ihren Arbeitnehmern unentgeltlich eine BahnCard zur Nutzung zur Verfügung. Dabei ist aus lohnsteuerrechtlicher Sicht zu unterscheiden, ob die BahnCard ausschließlich zur Nutzung von Fahrten im Rahmen der beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit genutzt werden darf oder ob der Arbeitnehmer diese auch für private Fahrten nutzen kann. Ist letzteres der Fall, ist zu prüfen, ob ein überwiegend eigenbetriebliches Interesse des Arbeitgebers an der Überlassung der BahnCard vorliegt. In diesem Fall führt auch die private Nutzung nicht zu einem steuerpflichtigen Vorteil.   

Steuerfreie Überlassung

Überlässt ein Arbeitgeber seinem Mitarbeiter sowohl für dienstliche als auch private Fahrten eine BahnCard und ergibt eine Prognose, dass durch die BahnCard bei Dienstfahrten mindestens soviel gespart wird, wie diese gekostet hat, so löst der Vorteil aus der Nutzungsüberlassung keine zusätzliche Lohnsteuer aus. Obwohl in diesem Fall von einem überwiegend eigenbetrieblichen Interesse ausgegangen wird, kann der Mitarbeiter die BahnCard so oft für private Fahrten nutzen, wie er möchte, ohne dafür Lohnsteuer zahlen zu müssen.

Beispiel

Ein Arbeitnehmer benutzt auf seinen Dienstreisen die Deutsche Bahn. Der Arbeitgeber stellt dem Arbeitnehmer unentgeltlich eine BahnCard 50 im Wert von 255 Euro zur Verfügung, die zu einer Reduzierung des Fahrscheinpreises von 50 Prozent führt. Hätte der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer keine BahnCard 50 zur Verfügung gestellt, wäre voraussichtlich eine steuerfreie Fahrtkostenerstattung im Laufe des Jahres von 550 Euro angefallen (Erstattung von Fahrscheinen zum Normalpreis).

Die Kosten für die ermäßigten Fahrkarten plus BahnCard (275 Euro + 255 Euro) betragen 530 Euro. In diesem Fall sind die Aufwendungen für die BahnCard 50 und der Kauf der Fahrscheine mit dem BahnCard-Rabatt günstiger als die prognostizierten Kosten in Höhe von 550 Euro für den Kauf der normalen Fahrscheine ohne Rabatt. Das eigenbetriebliche Interesse am Kauf der BahnCard überwiegt und damit ist für die private Mitbenutzung der BahnCard kein steuerpflichtiger Vorteil zu versteuern.

Tritt die vorhergesagte Vollamortisation aus unvorhersehbaren Gründen nicht ein, ist keine nachträgliche Versteuerung vorzunehmen. Dies kann zum Beispiel dann der Fall sein, wenn der Arbeitnehmer längere Zeit erkrankt. Nach Auffassung der Finanzverwaltung bleibt es in diesem Fall bei der ursprünglichen steuerfreien Bewertung, weil zum Zeitpunkt der Überlassung der BahnCard das überwiegend eigenbetriebliche Interesse vorhanden war.

Steuerpflichtige Überlassung

Wird bei der Kalkulation der anfallenden Kosten im Zeitpunkt der Überlassung der BahnCard festgestellt, dass durch die Nutzung der BahnCard die ersparten Fahrtkosten deren Anschaffungskosten voraussichtlich nicht vollständig übersteigen, liegt deren Überlassung nicht mehr im überwiegend eigenbetrieblichen Interesse. In diesem Fall ist der Wert der überlassenen BahnCard beim Arbeitnehmer ein geldwerter Vorteil und in voller Höhe steuerpflichtiger Arbeitslohn. 

Die während der Gültigkeitsdauer der BahnCard durch deren Nutzung für dienstliche Fahrten ersparten Fahrtkosten können dann ggf. monatsweise oder auch am Ende des Gültigkeitszeitraums als Korrekturbetrag den steuerpflichtigen Arbeitslohn mindern. Für die Höhe des Korrekturbetrags können aus Vereinfachungsgründen - anstelle einer quotalen Aufteilung (Nutzung zu dienstlichen Zwecken im Verhältnis zur Gesamtnutzung) - auch die ersparten Reisekosten für Einzelfahrscheine, die im Rahmen der Auswärtstätigkeit ohne Nutzung der BahnCard während deren Gültigkeitsdauer angefallen wären, begrenzt auf die Höhe der tatsächlichen Kosten der BahnCard, zugrunde gelegt werden.

Beispiel

Einem Arbeitnehmer wird von seinem Arbeitgeber unentgeltlich eine BahnCard 50 im Wert von 255 Euro zur Verfügung gestellt. Man geht davon aus, dass ohne die Zurverfügungstellung der BahnCard beim Arbeitnehmer eine steuerfreie Fahrtkostenerstattung im Laufe des Jahres von voraussichtlich 250 Euro anfallen würde. In diesem Fall führt die Überlassung der BahnCard 50 zu einem steuerpflichtigen Arbeitslohn von 255 Euro. Im Zeitpunkt des Ablaufs der BahnCard 50 weist der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber ersparte Reisekosten für Einzelfahrscheine in Höhe von 150 Euro nach. Der Arbeitgeber kann die durch die Nutzung der BahnCard 50 für beruflich veranlasste Dienstfahrten ersparten Fahrtkosten in Höhe von 150 Euro als Minderung des steuerpflichtigen Arbeitslohns berücksichtigen. Damit beträgt der tatsächlich zu versteuernde geldwerte Vorteil beim Arbeitsnehmer 105 Euro (255 Euro - 150 Euro).

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