Fragenkatalog zu Neubauprojekten

Mal ist es eine neue Schule oder Kindergarten, die Vergrößerung des Gerätehauses für die Freiwillige Feuerwehr oder der Bauhof, mal geht es um einen Verwaltungs-Neubau oder ein Bürgerhaus – Kreise, Städte und Gemeinden verwirklichen Bauprojekte. Bevor eine Kommune anfängt zu bauen, muss der Stadtrat darüber entscheiden. Dies betrifft bereits die Frage, ob überhaupt geplant werden soll, und schließlich auch der Bau selbst. Wichtige Punkte betreffen:

• den Bedarf
• den konkreten Standort
• die Planung mitsamt Kostenschätzung und ihre Vollständigkeit
• eventuelle Kostensteigerungen

Die folgenden möglichen Fragen sollten beitragen, ein umfassendes Bild von der angedachten Baumaßnahme zu machen. Entsprechende Informationen sollten aus den Ratsvorlagen hervorgehen oder sie sollten ergänzt erfragt werden. Nicht jede Frage ist für jede Baumaßnahme geeignet, zudem ist der Fragenkatalog nicht abschließend.

Die Verwaltungsvorlage

Die Verwaltungsvorlage sollte grundlegende Daten zum Gebäude beinhalten. Diese umfassen u.a.

• Nutzungszweck (Anzahl der Mitarbeiter, die in dem Gebäude arbeiten sollten, Anzahl angedachter Räume nach deren Zweck, z. B. Büroräume, Aufenthaltsräume, Werksräume, Toiletten, Garagen, Räume mit Sonderausstattungen wie Labore usw.)
• Baupläne und Grundrisse
• Zumindest digital vorgehalten werden sollten Lagepläne und Flurkarten, Bebauungspläne der verschiedenen möglichen Standorte

Bedarf an der Sache

• Warum ist das Gebäude notwendig?
• Besteht nur ein kurzfristiger oder ein langfristiger Bedarf?
• Ist eine Prognose möglich, wie sich der Bedarf voraussichtlich ändert? Sollte es etwa nach Jahren notwendig sein, an das Gebäude anzubauen oder Teile zurückzubauen bzw. anderweitig zu verwenden?
• Ab wann besteht der Bedarf (Frage nach der Dringlichkeit)? Welcher Zeitplan besteht und wie wirkt sich dieser auf die Planung und den Bau sowie die Beschaffungsvarianten aus?
• Welche Dimensionen (Nutzfläche, Art und Anzahl der Räume, Grundrisse) sind notwendig?

Bedarf eines Neubaus oder doch eine Alternative verwirklichen?

• Sind bereits Gebäude im Eigentum der Kommune, die statt eines Neubaus (um)genutzt werden könnten? Falls ja, wäre ein Vergleich der Bau-/Sanierungs- und Folgekosten anzustellen.
• Ist der Bedarf unabweisbar oder könnten strukturelle Änderungen in der Verwaltung oder eine interkommunale Zusammenarbeit den Bedarf verringern?
• Wäre es nicht möglich und wirtschaftlicher, ein geeignetes Gebäude zu mieten oder zu kaufen (Kostenvergleich über den Lebens bzw. Nutzungszyklus des Gebäudes)?
• Stehen die notwendigen Haushaltsmittel zur Verfügung, um die geplante Variante umzusetzen?

Falls ein Gebäude besteht, das ersetzt werden soll:

• Wurde eine Sanierung geprüft? Falls nein, warum nicht? Was spricht dagegen, eine Sanierung zu prüfen?
• Wäre die Sanierung des Bestandsgebäudes eine Alternative zum Neubau?
• Was soll mit dem Bestandsgebäude geschehen? Verkauf, Vermietung, Umnutzung, Abriss, Leerstand?
• Welche Kosten und eventuell welche Einnahmen sind mit der künftigen Nutzung des Bestandsgebäudes verbunden?

Sachverstand des Bauherrn

• Welche fachliche Kompetenz – also qualifizierte Mitarbeiter – stehen dem Bauherrn zur Verfügung? Inwieweit können andere Kommunen aushelfen? Wäre ggf. ein externer Sachverständiger zur Überwachung von wirtschaftlichem und qualitativ hochwertigem Bau einzubeziehen?
• Welche Abteilungen sind für welche Aufgaben in den Planungs und Bauphasen zuständig? Welche Fachkompetenz besteht und sind die Mitarbeiter zeitlich in der Lage, sich qualifiziert und zügig mit dem Bauvorhaben zu beschäftigen? Falls nicht: Inwieweit können andere Kommunen aushelfen? An welchen Stellen ist externer Sachverstand hinzuziehen?
• Inwieweit schränken ein oder erweitern die vorhandenen qualifizierten Mitarbeiter und deren Arbeitsdichte die Baumaßnahme, insbesondere wenn unvorhersehbare Probleme eintreten (z. B. Ausfall eines Unternehmers, Klagen)?
• Soll ein Projektsteuerer die Baumaßnahme begleiten? Falls ja, soll es sich um einen eigenen Mitarbeiter handeln oder die Projektsteuerung extern vergeben werden? Welche Befugnisse und Verantwortlichkeiten werden dem Projektsteuerer übertragen (Rechte und Pflichten)? Zu welchem Zeitpunkt soll der Projektsteuerer in das Bauvorhaben einsteigen (z.B. bereits Mitwirkung ab Ausschreibung oder erst ab Baubeginn)?
• Welche Gutachten liegen vor (z. B. Bedarf, Wirtschaftlichkeit, Baugrund, natur und umweltrechtliche Gutachten usw.)?

Standortwahl

• Welche Standorte wurden durch die Verwaltung mit welchem Ergebnis begutachtet?
• Wie hat sich der Personalrat zu den Standortalternativen geäußert (Akzeptanz der Mitarbeiter)?
• Wie weit entfernt liegt der neue Standort vom alten entfernt? Welche Möglichkeiten bestehen, diesen mit den verschiedenen Verkehrsmitteln zu erreichen?
• Befindet sich das angedachte Grundstück im Eigentum des Bauherrn? Falls nicht, zu welchem Preis kann es angekauft werden?
• Welche Vorteile und welche Nachteile haben die jeweiligen Standorte? An welchen Standorten ist besonders mit Einwänden und Klagen zu rechnen? Welche Infrastruktur müsste an den jeweiligen Standorten gebaut, ausgebaut oder ertüchtigt werden (z. B. Straßen, Haltestellen, Leitungen)?
• Wie wirken sich die Grundstücksparameter voraussichtlich auf die Kosten aus?

Vor der Planung

• Wie soll die Planung ausgeschrieben werden?
• Soll der Bau funktional ausgeschrieben werden (d. h. der Auftragnehmer plant und baut das Gebäude)? Falls ja, warum? Falls nein, warum nicht?
• Ist ein Planungswettbewerb angedacht? Falls nein, warum nicht?
• Dient dieser Wettbewerb, um Ideen bzw. einen Vorentwurf zu finden oder um den besten Planer zu ermitteln? – Handelt es sich also um einen Ideen oder um einen Realisierungswettbewerb?
• Welche Referenzen werden vom Planer eingefordert (z. B. Referenzen für die Art des Gebäudes)?
• Soll sich die Ausschreibung an Generalunternehmer bzw. Bauträger richten oder werden Gewerke bzw. Lose einzeln vergeben? Die Vor und Nachteile der verschiedenen Möglichkeiten sollten erläutert sein.
• Welche gestalterischen Vorgaben für den Planer sind verbindlich? Sie richten sich nach Bebauungsplan, Bedarf und Umfeld (z. B. Anzahl der Parkplätze)?
• Welche technischen Anlagen werden verbaut? Können diese regelmäßig und nach Jahren (Zeiträume > 10 Jahre) leicht gegen dann moderne Anlagen ausgetauscht werden (Zugang, Demontage ohne Beschädigung von anderen Teilen, Spielraum für eventuell sich vergrößernde Techniken)?
• Wie viel soll das Bauprojekt voraussichtlich kosten? Sind die Kostenschätzungen vollständig (inkl. Außenbereich und Ausstattung)? Sind finanzielle Puffer eingeplant? Falls ja, in welcher Höhe?
• Wie soll das Bauprojekt finanziert werden? Konventionell, über eine öffentlichprivate Partnerschaft (ÖPP) oder Mietkauf? Dabei sollten mittels einer Wirtschaftlichkeitsuntersuchung/-berechnung die Lebenszyklus-Kosten sowie die Risiken der verschiedenen Finanzierungsvarianten betrachtet werden.

In der Planungsphase

• Inwieweit wurden die politischen Vorgaben bei der Planung umgesetzt? Welche Abweichungen bestehen, aus welchen Gründen und mit welchen Auswirkungen? Die Abweichungen sollen sich sowohl auf Gebäude wie Gebäudehülle, Flächen und Räume als auch auf die Kostenvorgaben beziehen.
• Auf welche kostenerhöhenden Komponenten kann verzichtet werden (z. B. vermeintlich exklusive Böden oder andere extravagante Raumausstattung, „Kunst am Bau“ usw.)?
• Sind Klageverfahren gegen den Neubau am laufen oder sind sie zumindest wahrscheinlich? Falls ja: Wie kann dem abgeholfen werden? Welche Zeit beansprucht dies? Wie wirkt sich dies auf den weiteren Zeitablauf des Bauvorhabens und damit auf die Baukosten aus?
• Welche rechtlichen Probleme bestehen oder sind zu erwarten? Inwieweit wurde Vorsorge getroffen bzw. idealerweise die Probleme bereits gelöst?
• Bestehen aus Sicht der Verwaltung Änderungswünsche an der Planung? Ist die Planung baufertig?

• Die Planung ist erst dann abgeschlossen, wenn die Politik und Verwaltung keine Änderungswünsche mehr haben. Erst danach sollte der Bau ausgeschrieben werden. Nachträgliche Änderungen führen erfahrungsgemäß zu überproportionalen Kostensteigerungen.

Besondere Planungsmerkmale

• Sind die Gebäudehülle, Grundrisse und Räume effizient und ergonomisch geplant (kurze Wege, möglichst wenig unbrauchbare Flächen, Berücksichtigung der Himmelsrichtungen bzgl. kühle und warme Räume und deren Schutz vor dem Wetter)? Werden die Grundrisse den Verwaltungsbereichen gerecht? Inwieweit sind die Grundrisse flexibel, wenn Verwaltungseinheiten einen geänderten Raumbedarf haben?
• Welche energetischen Maßnahmen (z. B. Nutzung von Solarenergie/Photovoltaik) sind vorgesehen? Resultieren daraus Einsparungen oder Erlöse? Können die Räumlichkeiten im Sommer ausreichend gegen Sonneneinstrahlung geschützt werden (Außenrollläden)?
• Wurde die notwendige Barrierefreiheit bei der Planung sowohl im Außen wie auch im Innenbereich berücksichtigt?
• Welche ITInfrastruktur ist vorgesehen? Sind zentrale Serverräume eingeplant? Ist die Anzahl an Phasen und an Steckdosen in den Büros an die Anzahl der Arbeitsplätze angepasst? Inwieweit kann diese Infrastruktur erweitert werden?
• Welche AußenbereichsAtmosphäre ist vorgesehen? Welche Begrünung ist vorgesehen?
• Bedarf das Gebäude eines besonderen Schutzes bzw. einer besonderen Überwachung? Falls ja, welcher Art (außen/innen, während oder außerhalb der Öffnungszeiten, in allen Bereichen oder in Teilbereichen)? Inwieweit werden Gebäudehülle und Grundriss dem gerecht?
• Ist eine Kantine oder ein Café vorgesehen? Falls ja, warum? Soll dafür eine eigene Küche (bzw. deren Raum) eingeplant sein? Falls ja, warum? Sollen Kantine/Café nur für die Mitarbeiter oder für die Öffentlichkeit zugänglich sein? Könnten eventuell Mitarbeiter von anderen, umliegenden Behörden die Einrichtungen ebenfalls nutzen? Oder bestehen umgekehrt im Umkreis alternative Möglichkeiten, Mahlzeiten einzunehmen und zu kommunizieren? Bestehen dazu Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen/berechnungen?

Umgang mit Kostensteigerungen während der Planungsphase

• Warum wird es teurer? Sind die Kostensteigerungen unvermeidbar?
• Bestehen günstigere Alternativen an derselben Stelle/demselben Gewerk? Welche Auswirkungen sind damit auf die übrigen Gewerke und das Gebäude verbunden?
• Können die Mehrkosten an anderer Stelle eingespart werden? Welche Auswirkungen sind damit auf die übrigen Gewerke und das Gebäude verbunden?
• Was bedeuten die Mehrkosten für den kommunalen Haushalt? Stehen nach wie vor genügend Haushaltsmittel zur Verfügung? Welche Folgekosten (z. B. Zinskosten) sind mit den Mehrkosten verbunden?

Bauvergabe

• Soll ausdrücklich das wirtschaftlichste, nicht das billigste Angebot den Zuschlag erhalten? Wie wird dies sichergestellt? Ist bspw. die Bauqualität in der Ausschreibung definiert? Welche Referenzen und Vorgaben an die Leistungsfähigkeit werden an den/die Auftragnehmer(n) vorausgesetzt?
• Sind laut Ausschreibung Nebenangebote (auch Varianten oder Änderungsvorschläge genannt) zulässig? Falls nein, warum nicht? Falls ja, in welchem Rahmen? Nebenangebote ermöglichen es Bauunternehmen, von der Planung abweichende, z. B. innovative oder effizientere Alternativen anzubieten.
• Falls es zu Nebenangeboten kommt: Wie wirken sich diese auf die Kosten (Bau und Folgekosten) aus? Wie auf die Funktionalität? Bestehen insbesondere negative „Nebenwirkungen“ oder positive Synergien?
• Welche (Haftungs)Regelungen sind im Schadensfalle und bei Verzögerungen vorgesehen?
• Inwieweit weichen Angebote von den Vorgaben bzw. Kalkulationen ab? Aus welchem Grund und mit welcher Konsequenz?
• Welches Risikomanagement besteht seitens des Bauherrn, welches seitens der (sich bewerbenden) Unternehmen? Übernimmt der Bauherr zusätzliche Risiken, die er gar nicht eingehen muss? Falls ja, warum und welche Folgerisiken sind damit verbunden?
• Welche Daten zu den sich bewerbenden Bauunternehmen liegen vor? Ist jeweils sichergestellt, dass diese wirtschaftlich/finanziell (Insolvenzausfallrisiko) und fachlich in der Lage sind, das Gebäude zu errichten? Welche Sicherheiten hat der Bauherr eingeholt?
• Unterscheiden sich Angebotspreise mit den von der Verwaltung geschätzten Preise für die Gewerke/Kostengruppen? Falls ja, warum?
• Bei zu niedrigen Angebotspreisen sollte hinterfragt werden, ob es sich um Lockangebote handelt und nicht vonseiten des Anbieters auf Nachträge spekuliert wird.
• Sind die Angebote unwirtschaftlich? Kann die Ausschreibung rechtlich einwandfrei aufgehoben werden? Falls ja, wären bei einer erneuten Ausschreibung bessere Angebote zu erwarten? Wie viel Zeit würde eine neue Ausschreibung beanspruchen? Wie würde sich diese Verzögerung voraussichtlich auf den Zeitplan und die Preise von anderen Gewerken auswirken?

Während der Bauphase

• Die Verwaltung sollte zumindest bei langdauernden Bauprojekten dem Kommunalparlament bzw. dem zuständigen Ausschuss regelmäßig über den Baufortschritt Bericht erstatten. Dabei sollte der Baufortschritt mit dem Zeitplan abgeglichen werden, auch ein Vergleich zwischen voraussichtlichen Ist und Plankosten sollte vorgenommen werden. Probleme sind zeitnah zu benennen und zu erklären.
• Welche Kostensteigerungen sind vorgekommen? Welche Gründe führten dazu? Wie können diese künftig abgestellt werden? Welche Stellen zeichnen sich für die Kostensteigerung verantwortlich?

Ausstattung/Möblierung

• Welche Möblierung der Räumlichkeiten ist vorgesehen? Können Ausstattungen eventuell aus einem Bestandsgebäude übernommen werden/aus einem Bestandsgebäude umziehen? Was spricht dagegen (gebrauchte Möbel sind nicht per se veraltet oder „schlecht“)?
• Ist die Beschaffung der Möblierung produkt und herstellerneutral?
• Sind ergonomische Merkmale in der Ausschreibung berücksichtigt?
• Kann ggf. mit anderen Verwaltungsstellen oder mit anderen Kommunen eine Bündelung erfolgen, um Mengenvorteile zu erzielen?

Bauabschluss

• Wer war für die Bauabnahme verantwortlich? Zu welchem Ergebnis kam die Bauabnahme, insbesondere Schäden und Ausbesserungsbedarfe? Wurden entsprechend Überweisungen an die verantwortliche Firma einbehalten? Bis wann sollen die Schäden behoben sein?
• Wie hoch fallen (voraussichtlich) die Gesamtkosten aus? Worin unterscheiden sich die Plan und Istkosten nach Gewerken bzw. Kostengruppen? Warum kam es zu signifikanten Abweichungen?

Folgekosten

Jede Baumaßnahme verursacht Folgekosten, solange das Gebäude im Eigentum der Kommune verbleibt. Entsprechend muss eine Kommune sich nicht nur den Bau, sondern auch die Folgekosten leisten können. Zu berücksichtigen ist, dass für die Betriebskosten keine Zuwendungen zu erwarten sind. Deshalb sind folgende Fragen für alle relevanten Alternativen bzw. Varianten zu beantworten:

• Mit welchen (jährlichen) Folgekosten für Betrieb und Erhaltung wird gerechnet?
• Wann wird voraussichtlich die erste Sanierung anfallen?
• Wann werden voraussichtlich die ersten technischen Ausstattungen ersetzt werden müssen?
• Können Sanierung und Ersatzausstattungen durch regelmäßige Wartungen hinausgezögert werden? Falls ja, sind diese geplant? Welche Kosten fallen dafür an?